Haciendo sentido de la tercerización
La tercerización se ha vuelto cada día más atractiva. Pero escoger que función y con quien tercerizar puede ser una tarea muy difícil y complicada. La primera tarea es entender los pros y cons de los 4 enfoques básicos para tercerizar las actividades de la cadena de abastecimiento.
Mientras las presiones por reducir costos aumentan y los casos de éxito de las tercerizaciones se multiplican, a muchos gerentes de operaciones se les cuestiona justificar la continuidad de las operaciones internas. Es un reto muy grande porque a la tercerización no se le termina de entender. La expansión de la tercerización ha avanzado mucho más allá de lo que muchos conocen. Hoy en día no hay limite en las variaciones de los servicios dados entre cliente-proveedor, pero aun persiste la concepción que la tercerización se resume a una simple decisión de hacer o comprar.
No solo la diversidad de opciones se confunden, otras veces los gerentes ven a la tercerización como un evento fijo, en vez de verlo como un proceso dinámico que se desarrolla con los cambios en las necesidades de negocio, capacidades internas y el entorno competitivo. El modelo de tercerización que se escoja hoy no será el mismo que el del futuro. Por eso es importante entender las diferentes opciones de tercerización y si nos darán el soporte de nuestro negocio a futuro.
La primera característica de la tercerización es que puede dividirse según el alcance de lo que se terceriza y con cuanto control se queda el cliente. Hay 4 grupos:
- Contratación-externa: Se le asigna una tarea específica a un proveedor externo. La tarea es limitada, la responsabilidad es específica. Ejm: Una empresa contrata un camión para llevar una determinada mercadería a un cliente. Los riesgos de error son menores.
- Co-gerenciamiento o In-House: Se comparte la responsabilidad y trabajan colaborando, el cliente sigue con el control directo. Ejm: El cliente es dueño de los almacenes, maquinaria o fábrica y tiene personal del proveedor administrando los procesos.
- Gerenciamientos: El proveedor es responsable de diseñar, implementar y administrar una solución de inicio a fin de un proceso completo. Ejm: manejo del sistema o red de transporte. En este caso, el proveedor es responsable de las funciones, equipamiento, locaciones, personal, software, implementación, manejo y del mejoramiento continuo. Además de aplicar buenas practicas y conocimiento de la industria. Alto riesgo por dependencia de los resultados del proveedor.
- Tercerización Completa: procesos altamente diseñados a la medida del cliente. El proveedor es dueño de los activos o los puede adquirir del cliente. El proveedor es responsable del día a día de las operaciones y de los desarrollos para soportar el crecimiento del cliente. Puede servir como una ventaja competitiva.
La segunda característica del proceso de tercerización es la importancia estratégica de la función a tercerizar. La contratación externa es táctica, mientras que la tercerización completa es más estratégica. Debemos explorar tercerizar aquellas funciones que no son parte de nuestra razón principal o “core business”.
La tercera característica es el grado de costumización o que tan hecho a la medida es el servicio que el proveedor brinda. Hoy en dia los proveedores ofrecen desde servicios estandar hasta modelos diseñados para un cliente en exclusividad.
La cuarta y la más importante diferenciación es la naturaleza de la relación cliente-proveedor. Con la contratación externa la relación es más contractual y la función tercerizada es más transaccional. Mientras más amplia sea la relación, mas colaborativa se vuelve. Las alianzas donde los servicios de los proveedores son modificados continuamente para atender las necesidades de los clientes deberán estar basadas en contratos sólidos, donde las relaciones estarán caracterizadas por confianza y compromisos de ambas partes para construir soluciones a todos los niveles de la organización. Normalmente los gerentes no toman en consideración la infraestructura interna necesaria para el manejo adecuado de las relaciones con los proveedores y asumen que todas las relaciones de tercerización serán como la de contratación externa.
Enfocarse en las metas de los negocios
La clave correcta de escoger el modelo de tercerización adecuado es enfocarse primero en los objetivos que la empresa esta tratando de conseguir y luego alinear el modelo de tercerización con esos objetivos. Segundo, lo más probable es que el modelo que escojan tendrá que cambiar en el futuro, es por esto que la estrategia de tercerización debe diseñarse para que sea dinámica y flexible, tiene que evolucionar a medida que el negocio del cliente cambia.
Si bien las dos razones principales para tercerizar son la reducción de costos y la mejora de eficiencias, la decisión es más compleja que solo estos dos. Existen razones adicionales como el acceso a nuevas habilidades, enfocarse en el “core business” o gerenciar procesos más eficientes. De hecho la tercerización debe ayudar a las empresas a tener acceso a tecnologías de última generación y habilidades técnicas que no podrían solventar por si solos.
Algunas de las preguntas que los gerentes deberían hacerse cuando vayan cambiando las metas del negocio son:
- ¿Qué problemas del negocio estamos tratando de resolver?
- ¿Estamos tratando de crear alguna ventaja competitiva?
- ¿Qué tipo de alianza queremos con nuestros proveedores?
- ¿La razón principal es reducir costo o no invertir capital?
- ¿Estamos tratando de minimizar riesgos?
- ¿Qué tan importante es mantener el control interno de todas las operaciones y procesos?
- ¿Queremos acceso a habilidades o tecnologías especificas?
Una vez que hayamos definido claramente todas las razones para tercerizar, será más fácil escoger el modelo de tercerización adecuado.
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